Zwölf Werkzeuge, ein Budget: was ein Mittelständler wirklich benutzt

Softwarekosten im Mittelstand entstehen selten durch eine große Entscheidung. Sie entstehen durch zwölf kleine, von denen jede für sich vernünftig war. Deshalb tauchen sie auch in keiner Budgetrunde auf: Keine einzelne Position ist groß genug, um darüber zu reden. Dieser Beitrag legt die zwölf Positionen nebeneinander, rechnet sie für den deutschen Markt und zeigt, wo das Geld tatsächlich hingeht.

Eine Offenlegung vor der ersten Zahl: Grünberg.Digital. baut eigene Werkzeuge und betreibt die eigenen Marken darauf. Dieser Beitrag eröffnet eine Reihe, die die Kategorien in der Mitte der Rechnung einzeln vergleicht – Newsletter, CRM, Bildverwaltung, Redaktionsplan, Automatisierung –, und in jeder davon sind wir eine der verglichenen Möglichkeiten. Lesen Sie die Rechnung mit diesem Wissen, und rechnen Sie sie nach.

1. Die Rechnung: zwölf veröffentlichte Preise

Das Beispielunternehmen ist bewusst unauffällig: acht Personen, davon vier im Vertrieb mit dem CRM, ein Newsletter, fünf Social-Media-Kanäle, eine Website und der übliche Stapel an Werkzeugen, der eher gewachsen ist als ausgewählt wurde. Alle Preise stammen von den Preisseiten der Anbieter, abgerufen am 22. September 2026. Bei mehreren Tarifen nehmen wir den günstigsten, mit dem ein Betrieb dieser Größe tatsächlich arbeiten kann, und die Jahreszahlung, wo der Anbieter dafür einen Rabatt gibt.

Zur Währung: Google und HubSpot veröffentlichen für Deutschland Euro-Preise, und die stehen unten in Euro. Die übrigen Anbieter zeigen auf den für uns abrufbaren Preisseiten US-Dollar. Diese Beträge stehen unten in Dollar und sind für die Summe zum EZB-Referenzkurs vom 21. September 2026 (1 Euro = 1,1490 US-Dollar) umgerechnet. Was Sie tatsächlich zahlen, hängt davon ab, in welcher Währung der Anbieter Ihnen die Rechnung stellt. Alle Beträge sind Nettopreise ohne Mehrwertsteuer; wo die Preisseite keinen Steuerhinweis nennt, haben wir den Betrag als Nettopreis behandelt.

• Office, Mail, Speicher – Google Workspace Business Standard: 13,60 Euro je Nutzer bei einjähriger Vertragsdauer, acht Nutzer: 108,80 Euro
• CRM – HubSpot Sales Hub Starter: 7 Euro je Lizenz bei jährlicher Zahlung, vier Lizenzen: 28,00 Euro
• Newsletter – Mailchimp Standard: 20 US-Dollar bei 500 Kontakten, als Einführungspreis für zwölf Monate: 20,00 US-Dollar
• Gestaltung und Vorlagen – Canva Business: 250 US-Dollar je Person und Jahr, acht Personen: 166,67 US-Dollar
• Bilddatenbank – Bynder: kein veröffentlichter Preis: –
• Redaktionsplan, Wiki – Notion Business: 20 US-Dollar je Mitglied und Monat, acht Mitglieder: 160,00 US-Dollar
• Aufgabenboard – Trello Premium: 10 US-Dollar je Nutzer bei jährlicher Zahlung, acht Nutzer: 80,00 US-Dollar
• Automatisierung – Make Core: 12 US-Dollar für 10.000 Credits: 12,00 US-Dollar
• Das andere Automatisierungswerkzeug – Zapier Professional: ab 19,99 US-Dollar: 19,99 US-Dollar
• Datenabzug für Marketingzahlen – Supermetrics Starter: 44 US-Dollar bei jährlicher Zahlung, drei Datenquellen: 44,00 US-Dollar
• Social-Media-Planung – Buffer Team: 10 US-Dollar je Kanal, fünf Kanäle: 50,00 US-Dollar
• KI-Assistent – ChatGPT Business: 20 US-Dollar je Nutzer bei jährlicher Zahlung, acht Nutzer: 160,00 US-Dollar

Zusammen sind das 136,80 Euro für die beiden Euro-Positionen und 712,66 US-Dollar für die übrigen, umgerechnet rund 620,24 Euro. Die Gesamtrechnung:

• Im Monat: rund 757,04 Euro
• Im Jahr: rund 9.084,48 Euro
• Über drei Jahre: rund 27.253,44 Euro

Bynder steht mit null in der Rechnung, weil kein Preis veröffentlicht ist. Die wahre Summe liegt um den Betrag höher, den das Angebot am Ende nennt.

Gut 27.000 Euro über drei Jahre, für acht Personen. Das sind rund 1.136 Euro je Person und Jahr – bevor jemand ein Gehalt bekommen hat, bevor Hosting und Werbung bezahlt sind. Es ist der Preis eines ordentlichen Gebrauchtwagens, verteilt auf monatliche Raten, die so klein sind, dass keine davon je in einer Besprechung landet.

Genau darin liegt der Mechanismus. Nichts auf dieser Liste wurde leichtfertig gekauft. Jedes Werkzeug war am Tag der Unterschrift offensichtlich seine zwanzig Euro wert.

2. Jede Zahl hier ist eine Untergrenze

Die Liste zeigt den günstigsten Fall, den die Anbieter selbst bewerben. Drei Dinge schieben eine echte Rechnung darüber, und alle drei sind gewöhnlich, nicht außergewöhnlich.

• Der Einstiegstarif ist für ein kleineres Unternehmen gerechnet als Ihres. Mailchimps 20 US-Dollar für Standard gelten bei 500 Kontakten und als Einführungspreis für die ersten zwölf Monate. Der Tarif wird in Kontaktstufen verkauft, und die Stufe wandert mit der Liste mit. Brevo rechnet anders, nach Versandmenge, hat in den Einstiegsstufen aber eine Obergrenze an Kontakten – die Einzelheiten stehen in unserem Vergleich von Mailchimp, Brevo und eigenem Versand. Supermetrics Starter erlaubt drei Datenquellen; eine vierte bedeutet den Tarif Growth für 177 US-Dollar im Monat. Nichts davon ist eine Falle. Der beworbene Preis ist nur der Preis für den Kunden, der Sie vor zwei Jahren waren.
• Die Jahreszahlung ist überall vorausgesetzt. Bei den fünf Positionen, für die wir am 22. September beide Preise auf der Preisseite belegen konnten, kostet die monatliche Zahlung rund 134,59 Euro mehr im Monat, rund 4.845 Euro über drei Jahre. Google Workspace kostet 13,60 Euro bei einjähriger Vertragsdauer und 16,20 Euro bei flexibler Kündbarkeit, HubSpot Starter 7 Euro gegenüber 20 Euro, Trello 10 gegenüber 12,50 US-Dollar, ChatGPT Business 20 gegenüber 25 US-Dollar, Supermetrics 44 gegenüber 55 US-Dollar. Gründe der Liquidität für die Monatszahlung sind gute Gründe. Sie sind aber auch ein Aufschlag von fast 18 Prozent auf die gesamte Rechnung.
• Der eigentliche Preis steckt in der nächsten Stufe. HubSpot Sales Hub kostet in Starter 7 Euro je Lizenz, in Professional 90 Euro – fast das Dreizehnfache –, dazu kommt ein verpflichtendes einmaliges Onboarding von 1.470 Euro für Professional und 3.420 Euro für Enterprise. Nimmt das Unternehmen diesen einen Schritt mit vier Lizenzen, kostet derselbe Werkzeugstapel über drei Jahre rund 40.675 Euro statt rund 27.253 Euro. Der Einstiegspreis ist nicht das Angebot. Er ist die Tür.

Und eine Zeile lässt sich gar nicht ausfüllen. Bynder, der bekannte Name für Digital Asset Management, veröffentlicht keinen Preis. Die Preisseite erklärt, jeder Kunde bekomme ein eigens zugeschnittenes Paket mit eigenem Preis, abhängig von Nutzerzahl, Speicher, Umfang und Support, und verweist auf ein Gespräch mit dem Vertrieb. Das ist in dieser Kategorie üblich. Es heißt nur, dass sich diese Zeile vor einem Vertriebsgespräch nicht vergleichen lässt. In der Liste oben ist die teuerste Position sehr wahrscheinlich die mit dem Strich.

3. Wofür Sie doppelt bezahlen

Liest man die Liste als Aufgabenliste statt als Markenliste, taucht dieselbe Aufgabe immer wieder auf. Das ist keine Nachlässigkeit. Es passiert, wenn Werkzeuge einzeln ins Haus kommen und jedes ein Problem löst, das am Tag des Kaufs echt war.

• Wo der Plan liegt – Notion Business und Trello Premium: zusammen 240 US-Dollar, rund 208,88 Euro im Monat
• Daten zwischen Systemen bewegen – Make Core und Zapier Professional: zusammen 31,99 US-Dollar, rund 27,84 Euro im Monat
• Wem die Adressliste gehört – Mailchimp und die E-Mail-Funktionen des CRM: zusammen rund 45,41 Euro im Monat
• Wo die Bilder liegen – der Speicher in Google Workspace, die Bibliothek in Canva und eine eigene Bilddatenbank: zusammen mindestens rund 253,86 Euro im Monat, ohne die Bynder-Zeile

Diese vier Aufgaben kommen auf rund 536 Euro der rund 757 Euro im Monat. Gut 70 Prozent der Rechnung liegen auf Aufgaben, von denen mindestens zwei Werkzeuge im Haus glauben, sie zu erledigen. Nicht alles davon ist Verschwendung: Notion und Trello leisten ab einer gewissen Teamgröße tatsächlich Verschiedenes, und die Transaktionsmails eines CRM sind kein Newsletter-Werkzeug. Die ehrliche Prüfung ist aber nicht, ob es einen Unterschied gibt. Sie lautet, ob jemand im Haus ihn benennen kann.

Die Bilder-Zeile verdient einen zweiten Blick. In einem Betrieb dieser Größe liegt ein Foto typischerweise an drei Orten: im gemeinsamen Laufwerk, in der Gestaltungssoftware, wo jemand einen Beitrag daraus gemacht hat, und in der Bilddatenbank, die gekauft wurde, weil die ersten beiden unübersichtlich waren. Drei Kopien, drei Abos – und trotzdem kann niemand sagen, ob die Lizenz für dieses Foto abgelaufen ist.

4. Abgerechnet wird der Platz, nicht die Nutzung

Sieben der zwölf Positionen werden je Nutzer, Lizenz, Mitglied oder Kanal berechnet, und diese sieben tragen rund 674 Euro der rund 757 Euro. Keine davon wird nach Nutzung berechnet. Das ist die folgenreichste Tatsache der ganzen Liste, und sie ist der Grund, warum die Rechnung auch in einem Quartal steigt, in dem niemand etwas ändert.

Gehen Sie das Beispielunternehmen ehrlich durch. Acht Notion-Plätze in einem Haus, in dem zwei Personen den Plan schreiben und der Rest ihn liest – 160 US-Dollar im Monat für zwei Autoren und sechs Leser. Acht Canva-Plätze, wo drei Personen etwas gestalten und die anderen es einmal geöffnet haben, um ein Logo zu verkleinern. Acht ChatGPT-Plätze, von denen ein paar täglich genutzt werden und ein paar beim Onboarding eingerichtet und nie wieder geöffnet wurden.

Die Übung, die daraus folgt, dauert zwanzig Minuten und ist auf eine bestimmte Art unbequem: Das Problem liegt nicht beim Anbieter. Jedes dieser Produkte hat eine Verwaltungsansicht, die die letzte Aktivität anzeigt. Öffnen Sie jede davon, schreiben Sie zwei Zahlen auf – bezahlte Plätze und in den letzten dreißig Tagen genutzte Plätze –, und die Differenz ist Ihre Antwort.

Die günstigste Ersparnis in diesem ganzen Beitrag kostet nichts und dauert einen Nachmittag: Entfernen Sie die Plätze, die im letzten Monat niemand geöffnet hat. Im Beispielunternehmen spart es 182,50 US-Dollar im Monat, rund 158,83 Euro und rund 5.718 Euro über drei Jahre, Notion, Canva und ChatGPT von acht auf fünf Plätze zu verkleinern. Das ist mehr als jeder Rabatt, den Sie realistisch aushandeln, und es braucht keinen Umzug, keinen Datenexport und kein Gespräch mit dem Vertrieb.

Wichtiger als das Geld ist die Folge zweiter Ordnung. Ein Werkzeug, das fünf Personen nutzen, ist ein Werkzeug. Ein Werkzeug, das acht Personen haben und drei nutzen, ist ein Ort, an dem Dinge verloren gehen. Der Plan steht in Notion, bis auf die Teile in Trello. Das Bild liegt im Laufwerk, bis auf die Fassung, die veröffentlicht wurde – die liegt in Canva. Für Reichweite zu zahlen, die man nicht hat, ist nicht nur teuer. So kommt ein Unternehmen zu vier Antworten auf die Frage, wo etwas liegt.

Für ein deutsches Unternehmen hat jede Lizenz noch eine zweite Seite: Mit jedem Platz liegen personenbezogene Daten bei einem weiteren Anbieter. Jeder dieser Anbieter braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und bei US-Anbietern zusätzlich eine Grundlage für die Übermittlung in die USA. Ein Werkzeug, das niemand nutzt, ist deshalb nicht nur eine Kostenstelle, sondern auch ein Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, den jemand pflegen muss.

5. Die Abrechnungseinheit verschiebt sich

Ein Abopreis ist ein Versprechen über eine Zahl. Er ist kein Versprechen darüber, was diese Zahl zählt, und 2026 war ein gutes Jahr, um den Unterschied zu beobachten.

Make schreibt auf seiner Preisseite, dass seit dem 27. August Credits die Abrechnungseinheit sind. Das Hilfecenter dokumentiert die Rechnung dahinter – dort mit dem Datum 6. November 2025 –: Zusätzliche Credits, ob von Hand gekauft oder automatisch nachgezogen, kosten 25 Prozent mehr als die im Tarif enthaltenen. Core ist auf 300.000 Credits im Monat begrenzt, Pro reicht bis acht Millionen. Zapier hat am 15. Juni 2026 den Pauschalpreis für KI-Schritte durch Modellstufen ersetzt: Ein Durchlauf kostet in Standard das Einfache, in Advanced das Dreifache und in Premium das Fünffache, und jeder Werkzeugaufruf wird mit demselben Faktor zusätzlich berechnet. Erreicht ein KI-Schritt in einem Durchlauf 75 Tasks, hält Zapier ihn an und fragt nach Freigabe. Bei der Voreinstellung lohnt ein genauer Blick: Die Ankündigung vom Juni nannte Advanced als Standard für neue Schritte, die aktuelle Hilfeseite zur Stufenabrechnung (Stand 20. August 2026) nennt für neue Schritte in den bezahlten Tarifen Premium, also das Fünffache.

Keine der beiden Änderungen ist eine sichtbare Preiserhöhung, und keine taucht in einer Tabelle auf, die monatliche Tarifpreise verfolgt. Beide ändern, was ein unveränderter Monat mit unveränderter Arbeit kostet. Genau das macht Automatisierungsplattformen schwer planbar: Die Rechnung ist Ihre Menge mal einem Satz, den der Anbieter festlegt, und nur eine der beiden Zahlen gehört Ihnen.

Dieselbe Form taucht überall auf, wo nach Verbrauch statt pauschal abgerechnet wird. HubSpot Starter wird je Lizenz berechnet, die Kontaktstufen aber je Kontakt. Mailchimps Stufe wandert mit der Liste. Supermetrics und Windsor.ai rechnen beide nach angebundenen Datenquellen – 44 gegenüber 19 US-Dollar im Monat im Einstiegstarif mit drei Quellen, jeweils bei jährlicher Zahlung. Nichts davon ist versteckt. Es liest nur niemand die Preisseite eines Werkzeugs neu, das er schon hat.

Die praktische Regel: Schreiben Sie bei jeder verbrauchsabhängigen Position die Einheit neben den Preis – je Platz, je Kontakt, je Kanal, je Credit, je Datenquelle. Einen Werkzeugstapel, dessen Einheiten Sie aufzählen können, können Sie planen. Einen, den Sie nur mit Markennamen beschreiben können, bringt Ihnen nächstes Jahr eine Überraschung.

6. Was sich nicht lohnt, selbst zu bauen

Ein Beitrag, der mit „bauen Sie alles selbst" endet, wäre ein schlechter Beitrag, und er hätte unrecht. Einige der zwölf Positionen sind ausgezeichnet im Preis und wären absurd nachzubauen.

• Office, Mail und Anmeldung. 13,60 Euro je Kopf für Mailzustellung, Kalender, Speicher und – vor allem – ein Anmeldesystem, an dem sich jedes andere Werkzeug anmelden kann. Wer 2026 einen eigenen Mailserver betreibt, betreibt auch den eigenen Ruf als Absender. Diese Aufgabe sollte niemand wollen.
• Das große Sprachmodell. 20 US-Dollar je Platz kaufen einen Anteil an einem Training, das mehr gekostet hat, als das Unternehmen in seiner ganzen Geschichte verdienen wird. Das ist das deutlichste Beispiel der Liste für ein Abo, das gemessen an seiner Leistung sehr günstig ist.
• Alles, was reguliertes Geld bewegt. Zahlungsabwicklung, Lohnabrechnung, Buchhaltung, Steuermeldungen. Gekauft wird hier nicht das Abo, sondern die Zertifizierung und die Haftung.
• Echte Reichweite auf fremden Plattformen. Der Wert eines Planungswerkzeugs für Social Media sind die Schnittstellen zu den Plattformen, und die ändern sich ständig. Diese Pflege ist das Produkt.

Nimmt man die Gestaltungssoftware dazu – Canva baut niemand vernünftig nach –, kaufen rund 437 Euro der rund 757 Euro etwas, das Sie nicht selbst herstellen könnten. Bei diesen Positionen ist der Hebel die Zahl der Plätze, nicht der Anbieter. Interessant sind die übrigen rund 320 Euro.

Wer Wert auf Serverstandort Deutschland legt, findet für fast jede Zeile auch deutsche Anbieter, etwa Nextcloud für Dateien und Zusammenarbeit, Stackfield für Aufgaben und Wiki, CentralStationCRM als CRM, Rapidmail oder CleverReach für den Newsletter, Pixelboxx für die Bilddatenbank und n8n für die Automatisierung, das sich auch auf eigenen Servern betreiben lässt. Ihre Preise haben wir für diesen Beitrag nicht geprüft; sie gehören in die Einzelvergleiche der Reihe, nicht in eine geschätzte Zeile hier.

7. Was der Eigenbau wirklich kostet

Die Offenlegung gehört an den Anfang dieses Abschnitts, nicht ans Ende: Wir bauen solche Systeme, und wir betreiben unsere eigenen darauf. Rechnen Sie entsprechend nach.

Die mittlere Schicht ist der Teil zwischen Plattform und Sprachmodell: ein Ort für Kontakte und Verkaufschancen, ein Newsletter-Versand mit sauberem Einwilligungsnachweis, ein Ort für Bilder mit ihren Lizenzen, ein Plan, der festhält, was tatsächlich veröffentlicht wurde. Im Beispielunternehmen kostet diese Schicht rund 320 Euro im Monat, rund 11.535 Euro über drei Jahre – und das, bevor die Zeile der Bilddatenbank einen Preis hat. Das ist keine schwierige Software. Sie ist klein, sehr gut verstanden, und ihr Preis richtet sich danach, wie viele Menschen sie anfassen, nicht danach, wie schwer sie zu schreiben war.

Was ein Eigenbau stattdessen kostet, lässt sich klar benennen. Hosting für die Art kleiner Anwendung mit PHP und SQLite, die diese Aufgaben brauchen, liegt auf gewöhnlichem Webhosting im einstelligen Euro-Bereich im Monat, bei einem deutschen Hoster auch mit Serverstandort Deutschland. Der Bau selbst ist echte Arbeit – Wochen, nicht Stunden –, aber er fällt einmal an, und mit heutiger KI-Unterstützung kostet er einen Bruchteil dessen, was dieselbe Arbeit vor drei Jahren gekostet hat. Die Wartung ist die ehrliche Belastung: Jemand muss Updates einspielen, Sicherungen machen und nachsehen, wenn etwas nicht läuft. Ein System, das niemand pflegt, ist schlechter als ein Abo.

Die Regel lautet also nicht „alles selbst bauen". Sie ist enger und hält stand: Bauen Sie die Teile, deren Preis von der Zahl der Plätze abhängt statt von der Schwierigkeit, und nur dort, wo Sie benennen können, wer sie pflegt. Ein CRM für vier Personen ist eine Tabelle mit Kontakten, eine Tabelle mit Verkaufschancen und ein Formular. Dafür dauerhaft je Platz zu zahlen, heißt Miete für Rechenarbeit zu zahlen. Ein Newsletter-Werkzeug ist eine Liste, ein Einwilligungsnachweis und eine Versandwarteschlange – und der Einwilligungsnachweis, der einzige wirklich heikle Teil, ist genau der Teil, den Sie nach DSGVO und UWG am liebsten selbst in der Hand haben.

Drei Fragen entscheiden es für jede Zeile Ihrer eigenen Liste. Wächst der Preis mit den Menschen statt mit der Nutzung? Wenn acht Plätze für dieselbe Arbeit doppelt so viel kosten wie vier, berechnet der Anbieter Köpfe, nicht Leistung. Würden Sie es nachbauen, wenn es morgen verschwände? Lautet die Antwort „dann nehmen wir eine Tabelle", zahlen Sie für eine Tabelle. Wer pflegt es, wenn Sie es selbst bauen? Hat diese Aufgabe keinen Namen, bleiben Sie beim Abo – und hören Sie hier auf zu lesen.

8. Fazit: der Nachmittag, der es entscheidet

Die Zahl am Anfang dieses Beitrags ist kein Argument. Sie ist eine Messung, und die einzige Fassung davon, auf die es ankommt, ist Ihre. Sie zu erstellen dauert einen Nachmittag und braucht kein Werkzeug.

• Fangen Sie beim Kontoauszug an, nicht bei der Werkzeugliste. Die Liste enthält, woran Sie sich erinnern. Der Kontoauszug enthält, was Sie bezahlen. Nehmen Sie einen gewöhnlichen Monat und schreiben Sie jede wiederkehrende Abbuchung auf, auch die in US-Dollar mit Fremdwährungsgebühr.
• Schreiben Sie die Einheit neben jeden Preis. Je Platz, je Kontakt, je Kanal, je Credit, je Datenquelle. Diese Spalte zeigt, welche Zeilen von allein wachsen.
• Multiplizieren Sie mit 36, nicht mit 12. Drei Jahre sind der Zeitraum, in dem ein Eigenbau mit einem Abo konkurriert, und der Zeitraum, in dem die Summe aufhört, klein auszusehen.
• Ergänzen Sie eine Spalte für die im letzten Monat genutzten Plätze. Aus der Verwaltungsansicht jedes Werkzeugs. Diese Spalte, nicht die Preisspalte, zeigt die erste Ersparnis.
• Ergänzen Sie eine Spalte für Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenstandort. Wo sie leer bleibt, haben Sie eine Aufgabe für den Datenschutz, unabhängig vom Preis.
• Gruppieren Sie nach Aufgabe, nicht nach Anbieter. Wo zwei Zeilen dieselbe Aufgabe beschreiben, wartet eine Entscheidung.

Wer das macht, findet meist dieselben drei Dinge: mehr bezahlte Plätze als genutzte, zwei oder drei Aufgaben, für die doppelt gezahlt wird, und eine Summe über drei Jahre, die deutlich über dem liegt, was man geschätzt hätte. Nichts davon ist ein Skandal. Es ist das erwartbare Ergebnis, Software so zu kaufen, wie sie verkauft wird – eine kleine, offensichtlich vernünftige Entscheidung nach der anderen.

Unsere Haltung, klar gesagt: Statt teurer Abos mit weit mehr Funktionen, als jemand nutzt, bauen Sie eigene Systeme. Nicht alle, und nicht die, die man besser nicht anfasst – aber die mittlere Schicht, in der je Platz abgerechnet wird und die Software klein ist. Dort werden aus gut 11.000 Euro über drei Jahre ein paar Euro Hosting im Monat und ein System, das genau das tut, was Sie brauchen, und sonst nichts.

Die Vergleiche, die auf diesen Beitrag folgen, nehmen sich die Kategorien einzeln vor, mit derselben Rechnung und derselben Offenlegung. Der erste ist schon erschienen: Mailchimp, Brevo oder selbst gebaut. CRM, Bildverwaltung, Redaktionsplan und Automatisierung folgen. Jeder davon ist ein Vergleich und keine Anzeige, denn eine Empfehlung ohne Gegenargument ist für jemanden, der über 27.000 Euro entscheidet, nichts wert.

Sie möchten Ihre eigene Rechnung aufstellen und wissen, welche Zeilen sich lohnen? Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch – bringen Sie einen Kontoauszug mit den wiederkehrenden Abbuchungen mit.

9. Häufige Fragen

Was kostet Software für einen Betrieb mit acht Mitarbeitenden über drei Jahre?

Für zwölf gängige Werkzeuge zu den veröffentlichten Einstiegspreisen der Anbieter sind es rund 757 Euro im Monat, rund 9.084 Euro im Jahr und rund 27.253 Euro über drei Jahre, etwa 1.136 Euro je Person und Jahr. Das ist die Untergrenze, nicht die Rechnung: Jahreszahlung überall, der kleinste Tarif jedes Anbieters, netto ohne Mehrwertsteuer, US-Dollar-Preise zum EZB-Kurs vom 21. September 2026 umgerechnet, und eines der zwölf Werkzeuge mit null, weil sein Anbieter keinen Preis veröffentlicht.

Warum ist die echte Rechnung höher als der Listenpreis?

Aus drei Gründen. Der Einstiegstarif ist für ein kleineres Unternehmen gerechnet: Mailchimps 20 US-Dollar gelten für 500 Kontakte und als Einführungspreis für zwölf Monate. Die Jahreszahlung ist vorausgesetzt; monatlich zu zahlen kostet bei den fünf Positionen mit belegtem Monatspreis rund 134,59 Euro mehr im Monat, rund 4.845 Euro über drei Jahre. Und der Schritt, den die meisten irgendwann gehen, ist teuer: HubSpot Sales Hub geht von 7 auf 90 Euro je Lizenz, plus 1.470 Euro einmaliges Onboarding, und derselbe Werkzeugstapel kostet dann rund 40.675 Euro über drei Jahre.

Sind die Preise netto oder brutto?

Alle Beträge in diesem Beitrag sind Nettopreise ohne Mehrwertsteuer. Die meisten der untersuchten Preisseiten nennen keinen ausdrücklichen Steuerhinweis; Buffer schreibt, dass Geschäftskunden über das Reverse-Charge-Verfahren von der Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgenommen sein können. Wie die Umsatzsteuer bei Ihnen gebucht wird, klärt Ihre Buchhaltung oder Ihre Steuerberatung.

Welche Werkzeuge im Mittelstand erledigen dieselbe Aufgabe?

Vier Paare, recht zuverlässig. Ein Wiki und ein Aufgabenboard halten beide den Plan. Zwei Automatisierungswerkzeuge bewegen Daten zwischen denselben Systemen. Ein CRM mit E-Mail-Funktionen und ein eigenes Newsletter-Werkzeug verwalten beide die Adressliste. Und Bilder liegen an drei Orten: im Office-Speicher, in der Bibliothek der Gestaltungssoftware und in einer Bilddatenbank. Im Beispielunternehmen stehen diese vier Aufgaben für rund 536 der rund 757 Euro im Monat.

Veröffentlicht Bynder einen Preis?

Nein. Die Preisseite von Bynder nennt keine Zahlen. Jeder Kunde bekommt laut Anbieter ein zugeschnittenes Paket mit eigenem Preis, abhängig von Nutzerzahl, Speicher, Umfang und Support, und der Weg dorthin führt über ein Gespräch mit dem Vertrieb. Für einen Budgetvergleich heißt das: Diese Zeile lässt sich vor dem Vertriebsgespräch nicht ausfüllen.

Was hat sich 2026 bei Make und Zapier geändert?

Beide haben die Einheit geändert, in der sie abrechnen. Make nennt auf der Preisseite Credits als Abrechnungseinheit seit dem 27. August; zusätzliche Credits kosten laut Hilfecenter 25 Prozent mehr als die im Tarif enthaltenen, Core ist auf 300.000 Credits im Monat begrenzt. Zapier rechnet KI-Schritte seit dem 15. Juni 2026 nach Modellstufe ab: das Einfache in Standard, das Dreifache in Advanced, das Fünffache in Premium, Werkzeugaufrufe mit demselben Faktor zusätzlich. Laut aktueller Hilfeseite ist für neue Schritte in bezahlten Tarifen Premium voreingestellt. Keine der Änderungen ist eine sichtbare Preiserhöhung, beide ändern, was derselbe Monat kostet.

Gibt es deutsche Alternativen mit Serverstandort Deutschland?

Für fast jede Zeile, etwa Nextcloud für Dateien und Zusammenarbeit, Stackfield für Aufgaben und Wiki, CentralStationCRM, Rapidmail und CleverReach für den Newsletter, Pixelboxx für Bilder und n8n für die Automatisierung. Ihre Preise sind nicht Teil dieser Rechnung; sie kommen in den Einzelvergleichen der Reihe. Bei US-Anbietern brauchen Sie in jedem Fall einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Grundlage für die Übermittlung in die USA.

Welche einzelne Änderung spart am meisten, am schnellsten?

Die Plätze zu entfernen, die im letzten Monat niemand geöffnet hat. Jedes dieser Produkte zeigt die letzte Aktivität in seiner Verwaltungsansicht. Im Beispielunternehmen spart es 182,50 US-Dollar im Monat, rund 158,83 Euro und rund 5.718 Euro über drei Jahre, Notion, Canva und ChatGPT von acht auf fünf Plätze zu verkleinern – ohne Umzug, ohne Datenexport, ohne Gespräch mit dem Vertrieb.