Notion, Trello oder ein Plan, der weiß, was schon draußen ist

Fragen Sie in einem Betrieb mit acht Leuten, wo der Redaktionsplan liegt, heißt es „in Notion" oder „auf dem Trello-Board". Fragen Sie, wo die veröffentlichten Inhalte liegen, handelt die Antwort von der Website, dem Newsletter-Werkzeug, zwei sozialen Kanälen und dem Gedächtnis der Kollegin, die freitags die Beiträge einstellt.

Ein Redaktionsplan hat zwei Aufgaben: entscheiden, was wann wo erscheint, und wissen, was erschienen ist. Fast jedes Werkzeug erledigt die erste gut und die zweite gar nicht, denn dafür müsste der Plan über sich hinausschauen, und ein Board kann keine Website sehen. Der Vergleich handelt deshalb vom Rückkanal: Erfährt der Plan von sich aus, dass der Artikel online ist, der Newsletter verschickt und der LinkedIn-Beitrag erschienen? Oder muss ihm das ein Mensch sagen – was im Alltag heißt, dass es oft niemand tut?

Eine Offenlegung vor der ersten Zahl: Grünberg.Digital. betreibt einen eigenen Redaktionsplan, und der Rückkanal ist der Grund, warum es ihn gibt. Er ist die dritte Spalte unten. In fast jeder anderen Hinsicht ist er die am wenigsten ausgereifte der drei.

1. Das Beispiel: acht Leute, vier Plätze

Das Beispiel ist ein Fachbetrieb für Haustechnik mit acht Mitarbeitenden: alle zwei Wochen ein Fachbeitrag auf der Website, monatlich ein Newsletter, zwei bis drei Beiträge pro Woche auf LinkedIn und Instagram. Vier Personen arbeiten am Plan – Geschäftsführerin, ein Vertriebsmitarbeiter, der schreibt, eine Teilzeitkraft für Social Media, das Büro für den Newsletter. Die übrigen vier schauen gelegentlich hinein.

Gerechnet wird mit vier Plätzen, und das ist eine Entscheidung. In unserer Übersicht Zwölf Werkzeuge, ein Budget standen acht Notion-Plätze für zwei Autoren und sechs Lesende auf der Rechnung, und das ist in vielen Häusern die Wirklichkeit. Beide Werkzeuge erlauben es aber, Lesende günstiger einzubinden: Notion rechnet nach Plätzen und lässt Gäste auf einzelne Seiten zu, bis zur Gästegrenze des Tarifs. Trello berechnet alle Mitglieder eines Workspace und alle Gäste, die in zwei oder mehr Boards stehen – wer nur in einem einzigen Board Gast ist, kostet nichts (Atlassian-Support, abgerufen am 22.09.2026). Ein Plan, der auf einem einzigen Board oder einer einzigen Seite liegt, lässt sich also von vier Plätzen aus pflegen und von allen lesen.

2. Notion: der Plan als Datenbank

Notion nennt auf seiner Preisseite Plus für 10 US-Dollar und Business für 20 US-Dollar je Mitglied und Monat, dazu den Hinweis „Save up to 20% with yearly" (notion.com/pricing, geprüft am 22.09.2026). Bei monatlicher Zahlung sind es nach übereinstimmenden Übersichten 12 und 24 US-Dollar; auf der Preisseite selbst konnten wir den Monatspreis beim Abruf nicht getrennt ablesen. Free kostet nichts, Enterprise hat keinen veröffentlichten Preis. Die Seite zeigt nur US-Dollar; einen Euro-Preis für deutsche Kunden konnten wir nicht verlässlich ermitteln. Wir rechnen zum EZB-Referenzkurs vom 21.09.2026 um (1 Euro = 1,1490 US-Dollar).

Zur Umsatzsteuer schreibt Notion, dass für Verbraucherinnen und Verbraucher in der EU Mehrwertsteuer berechnet wird; wer Notion geschäftlich nutzt und eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinterlegt, zahlt auf folgenden Rechnungen keine (Notion-Hilfe „Sales tax", 22.09.2026). Für ein Unternehmen ist der Preis damit praktisch ein Nettopreis. Ob die angezeigten Beträge ausdrücklich netto sind, sagt die Seite nicht.

Für vier Plätze heißt das: Plus 40 US-Dollar im Monat, rund 34,81 Euro; Business 80 US-Dollar, rund 69,63 Euro, jeweils bei jährlicher Zahlung.

Der Unterschied zwischen den Tarifen ist inzwischen vor allem die KI. Auf der Preisseite haben Free und Plus nur eine begrenzte Testphase der KI-Funktionen. Business enthält den Notion Agent, KI-Besprechungsnotizen und die unternehmensweite Suche. Eigene Agenten sind „Free to try, then $10 per 1,000 monthly Notion credits" – sie kommen also als Verbrauch obendrauf. Wer Notion für den Redaktionsplan wegen der KI wählt, landet bei Business. Wer den Plan ohne KI führt, kommt mit Plus aus.

Für die erste Aufgabe ist Notion nah am Ideal. Der Plan ist eine Datenbank mit Datum, Kanal, Status und Text, Ansichten machen daraus Kalender, Board oder Tabelle, und der Entwurf steht in derselben Zeile wie der Termin. Für ein Team, das längere Texte schreibt, ist das ein echter Vorteil.

Für die zweite Aufgabe bietet Notion ein Statusfeld, und ein Statusfeld ist eine Behauptung. „Veröffentlicht" heißt: Jemand hat ein Auswahlmenü umgestellt. Ob die Seite online ist, ob die Adresse in der Zeile die ist, die tatsächlich erschienen ist, ob der LinkedIn-Beitrag wirklich gepostet wurde – das weiß Notion nicht und kann es nicht herausfinden. Über Automatisierungsdienste lässt sich einiges verbinden – jede Verbindung ist ein weiteres Abo und etwas, das im vierten Monat still ausfällt.

3. Trello: der Plan als Board

Trello nennt vier Tarife: Free für bis zu zehn Mitwirkende je Workspace, Standard für 5 US-Dollar, Premium für 10 US-Dollar und Enterprise für 17,50 US-Dollar je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Monatlich kosten Standard 6 und Premium 12,50 US-Dollar; Enterprise gibt es nur jährlich, 210 US-Dollar je Nutzer und Jahr (trello.com/pricing, geprüft am 22.09.2026). Auch hier zeigt die Seite nur US-Dollar. Die Steuer richtet sich laut Atlassian nach dem Land der Zahlungsangaben, und mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer lässt sich die Befreiung geltend machen – dieselbe Lage wie bei Notion.

Für vier Plätze: Standard 20 US-Dollar im Monat, rund 17,41 Euro; Premium 40 US-Dollar, rund 34,81 Euro. Premium ist für einen Redaktionsplan die eigentlich interessante Stufe, denn die Kalenderansicht gehört laut Preisseite zu Premium, zusammen mit Zeitleiste, Tabelle, Dashboard und Karte. Standard bringt unbegrenzte Boards, eigene Felder, erweiterte Checklisten und KI-Funktionen.

Trellos Stärke ist, dass ein Board ehrlich über sich selbst ist: Eine Karte in „Veröffentlicht" ist eine Karte, die jemand dorthin gezogen hat, und niemand erwartet mehr. Für kurze Inhalte zählt die Geschwindigkeit eines Boards mehr als die Struktur einer Datenbank, und Trellos Automatisierung deckt die Routine ab.

Für die zweite Aufgabe gilt dasselbe wie bei Notion, nur sichtbarer: Die Karte sagt, der Newsletter sei am Dienstag hinausgegangen, weil jemand sie am Dienstag verschoben hat – oder am Donnerstag, oder nie, weil der Versand in Eile passierte. Keines der Werkzeuge ist daran schuld. Board und Datenbank sind Behälter, und es fehlt etwas, das aus dem Behälter hinausschaut.

4. Datenschutz: wo der Plan liegt

Ein Redaktionsplan enthält fast immer Namen, Zuständigkeiten und unveröffentlichte Texte. Er gehört deshalb in die Datenschutzdokumentation, mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO.

• Notion stellt einen Datenverarbeitungszusatz bereit und stützt Übermittlungen aus der EU auf Standardvertragsklauseln (Notion-Hilfe zur DSGVO, 22.09.2026). Eine Datenhaltung in der EU – Frankfurt, mit Irland als Ausweichstandort – gibt es nur im Tarif Enterprise, auf Anfrage. Kontodaten, Nutzungsdaten und die Verarbeitung durch Unterauftragsverarbeiter bleiben auch dann außerhalb, ebenso Notion Calendar und Notion Mail (Notion-Hilfe „Data residency", 22.09.2026). Mit Plus oder Business liegen die Daten also nicht in der EU.
• Trello speichert nach eigener Angabe in Rechenzentren von AWS in den USA und bietet keine Datenhaltung in der EU an; die Funktionen setzen eine Übermittlung in die USA voraus. Einen Datenverarbeitungszusatz gibt es bei Atlassian, er enthält Standardvertragsklauseln (Atlassian-Support zu Trello und DSGVO, 22.09.2026). Die Datenresidenz-Funktion von Atlassian gilt laut Produktseite für Jira, Confluence, Jira Service Management und Jira Product Discovery, nicht für Trello.
• Unser Redaktionsplan liegt auf unserem Hosting in Deutschland, in derselben Umgebung wie die Websites. Den AVV schließt man dann mit dem Hoster.

Für Themen und Termine ist ein US-Anbieter mit AVV und Standardvertragsklauseln meist vertretbar. Wer auch Kundenzitate, Fotos von Mitarbeitenden oder interne Zahlen ablegt, lässt die Übermittlung einmal vom Datenschutz ansehen.

5. Der Plan mit Rückkanal

Die dritte Möglichkeit ist ein Plan, der für jede Zeile weiß, wie er nachprüft. Eine Blog-Zeile trägt die künftige Adresse des Artikels, und der Plan markiert sie als online, wenn die Seite antwortet. Eine Newsletter-Zeile trägt die Kennung des Versands, und der Plan fragt nach. Eine Social-Media-Zeile trägt die Adresse des Beitrags, und der Plan sieht nach. Nichts wird verschoben, nichts behauptet. Der Status ist eine Messung.

So ist unser Redaktionsplan gebaut, und das hat er gekostet:

• Eine Tabelle mit den üblichen Feldern – Datum, Kanal, Titel, Status, Text – und je Zeile der Adresse, an der sich das Ergebnis prüfen lässt.
• Eine Prüfung, die nach Zeitplan läuft, jede Adresse aufruft und zurückschreibt, was sie gefunden hat: online, fehlt, verändert. Für den Blog ist das eine einfache Anfrage an die Seite. Für den Newsletter ist es eine Abfrage an unseren eigenen Versand – wie der im Vergleich abschneidet, steht in Mailchimp, Brevo oder selbst gebaut. Für Social Media ist es ein Blick auf die Seite.
• Ein Baustein, der aus dem Entwurf die fertige Seite macht, in der Vorlage der Website. „Veröffentlichen" ist dann kein Kopieren in ein CMS, sondern ein Schritt, den der Plan selbst ausführt – mit einem Ergebnis an einer Adresse, die die Prüfung später bestätigt.
• Ein Sprachmodell an zwei Stellen: Es schlägt Themen vor, ausgehend von dem, was schon gefunden wird, und dem, was noch fehlt, und es schreibt die erste Fassung eines Textes nach dem Profil der Marke. Ein Mensch überarbeitet, nichts erscheint ungelesen. Bezahlt wird je Aufruf, nicht je Platz; auch der Anbieter des Modells braucht einen AVV.

Im Alltag ändert das wenig, aber beständig. Die Frage am Freitag, was diese Woche erschienen ist, hat eine Antwort, die nicht davon abhängt, dass jemand etwas aktualisiert hat. Eine Zeile, die „geplant" sagt und drei Tage über ihrem Datum liegt, markiert der Plan selbst. Und welche Beiträge des letzten Quartals tatsächlich gefunden werden, steht in derselben Tabelle, weil die Prüfung auch die Auswertung der Search Console übernehmen kann.

6. Die Rechnung über drei Jahre

Vier Plätze, jährliche Zahlung, die Preise der Herstellerseiten vom 22.09.2026 in US-Dollar, umgerechnet zum EZB-Referenzkurs vom 21.09.2026, ohne Umsatzsteuer. Der tatsächliche Euro-Betrag hängt vom Kurs am Abrechnungstag und von der Währung ab, in der Ihr Konto abgerechnet wird. Die Spalte „eigener Plan" rechnet wie unser CRM-Vergleich mit einem angenommenen Tagessatz von 800 Euro netto für eine Entwicklerin oder einen Entwickler; setzen Sie Ihren eigenen Satz ein. Das Hosting, das Sie ohnehin bezahlen, ist nicht enthalten.

• Notion Plus – 480 US-Dollar im Jahr, 1.440 US-Dollar über drei Jahre, rund 1.253 Euro. Monatlich gezahlt: 1.728 US-Dollar, rund 1.504 Euro.
• Notion Business – 960 US-Dollar im Jahr, 2.880 US-Dollar über drei Jahre, rund 2.507 Euro. Monatlich gezahlt: 3.456 US-Dollar, rund 3.008 Euro. Mit acht statt vier Plätzen verdoppelt sich die Zeile auf 5.760 US-Dollar, rund 5.013 Euro.
• Trello Standard – 240 US-Dollar im Jahr, 720 US-Dollar über drei Jahre, rund 627 Euro. Monatlich: 864 US-Dollar, rund 752 Euro.
• Trello Premium – 480 US-Dollar im Jahr, 1.440 US-Dollar über drei Jahre, rund 1.253 Euro. Monatlich: 1.800 US-Dollar, rund 1.567 Euro.
• Eigener Plan mit Rückkanal – Bau drei bis fünf Tage, 2.400 bis 4.000 Euro, dazu ein Pflegetag in Jahr zwei und drei, 1.600 Euro: 4.000 bis 5.600 Euro über drei Jahre. Dazu die Aufrufe des Sprachmodells, falls Sie es nutzen.

Auf der Rechnung ist der eigene Plan damit in jeder Variante die teuerste Spalte, bei vier Plätzen deutlich. Trello Standard kostet über drei Jahre weniger als ein einziger Entwicklertag.

Die Rechnung hat aber eine Zeile, die auf keiner Abo-Übersicht steht: die Kontrolle. Wenn der Plan nicht selbst nachsieht, tut es ein Mensch – oder niemand. Rechnen Sie mit einer halben Stunde pro Woche, in der jemand die Spalte „Veröffentlicht" mit Website, Versand und Kanälen abgleicht. Das sind 26 Stunden im Jahr, 78 Stunden über drei Jahre, bei einem angenommenen internen Satz von 50 Euro rund 3.900 Euro. Mit dieser Zeile liegen Notion Business bei rund 6.407 Euro und Trello Premium bei rund 5.153 Euro – und damit in derselben Größenordnung wie der eigene Plan, bei dem die Kontrolle entfällt.

Das ist kein Beweis für den Eigenbau. Die halbe Stunde ist eine Annahme, und in vielen Häusern findet die Kontrolle gar nicht statt – dann kostet sie nichts, bis der nie verschickte Newsletter drei Wochen später auffällt. Die Rechnung zeigt nur, wo die Kosten liegen: nicht im Platzpreis, sondern in der Frage, wer weiß, was draußen ist.

7. Wo der eigene Plan verliert

Er verliert bei allem, was nicht Rückkanal ist – und ein Vergleich aus der Feder der Erbauer vergisst das gern.

• Einarbeitung. Notion lernt eine neue Kollegin an einem Nachmittag aus dem Netz, unseren Plan nur von uns.
• Beweglichkeit. Ein Feld in einer Notion-Datenbank ist ein Klick. Ein Feld in unserem Plan ist eine Änderung an der Datenbank und an dem Formular davor.
• Zusammenarbeit. Kommentare, Erwähnungen und Versionsverlauf sind bei Notion Jahre an Produktarbeit. Eine Tabelle mit Formular hat davon wenig.
• Kein Ziehen und Ablegen, keine App. Er sieht aus wie eine Tabelle, weil er eine ist. Wer unterwegs am Telefon umsortiert, ist bei Trello besser aufgehoben.
• Abhängigkeit von einer Person. Wenn die Person geht, die ihn gebaut hat, ist der Plan eine Last, bis jemand den Code gelesen hat.
• Social Media ist die schwächste Prüfung. Eine Website antwortet verlässlich auf eine Anfrage. Die Plattformen tun das nicht immer, und manche Beiträge sind ohne Anmeldung nicht sichtbar. Hier ist die Messung manchmal eine Vermutung, und dann sagt der Plan das auch.

Er gewinnt bei einer Sache: Er weiß, was erschienen ist. Ob das den Rest aufwiegt, hängt davon ab, wie oft Ihr Team zu spät bemerkt hat, dass ein Newsletter nie hinausgegangen ist.

8. Fazit: Die Spalte ist das Symptom

Wenn die Spalte „Veröffentlicht" auf Ihrem Board schon einmal länger als einen Tag falsch war, ohne dass es jemand bemerkt hat, haben Sie kein Werkzeugproblem. Sie haben ein Rückkanalproblem, und keine Notion-Vorlage löst es, weil die Vorlage die Website auch nicht sehen kann.

• Teams, die längere Texte schreiben und eine verlässliche Person haben, die den Plan pflegt, nehmen Notion. Plus reicht für den Plan; Business lohnt sich, wenn die KI-Funktionen tatsächlich genutzt werden. Die Plätze sind der Preis dafür, Entwurf und Termin in einer Zeile zu haben.
• Teams mit kurzen, häufigen Beiträgen und wenig Geduld für Datenbanken nehmen Trello, für einen Kalender Premium. Und sie tragen die wöchentliche Prüfung „was ist wirklich erschienen" als feste Aufgabe in einen Kalender ein, nicht als Hoffnung.
• Teams, die schon einmal hereingefallen sind, bauen die Prüfung – ein kleines Skript gegen eine Tabelle, die sie ohnehin haben –, oder sie bitten die Agentur, die ihre Website betreut, eine einzubauen. Der Rückkanal ist kein Produkt. Er ist eine regelmäßige Anfrage an eine Adresse.

Sie möchten wissen, wie viele Zeilen Ihres Plans „veröffentlicht" sagen und es nicht sind? Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch – exportieren Sie Ihr Board oder Ihre Datenbank, wir prüfen die Adressen.

9. Häufige Fragen

Ist Notion oder Trello besser für einen Redaktionsplan?

Für längere Texte mit Entwürfen Notion: Entwurf und Termin stehen in derselben Datenbankzeile, als Kalender, Board oder Tabelle. Für kurze, häufige Beiträge Trello: Karten sind schneller verschoben als Zeilen bearbeitet, die Kalenderansicht gibt es ab Premium. Beide markieren einen Beitrag nur dann als veröffentlicht, wenn ein Mensch es einträgt.

Was kosten Notion und Trello für vier Nutzer?

Bei jährlicher Zahlung laut Herstellerseiten am 22.09.2026: Notion Plus 10 und Business 20 US-Dollar je Mitglied und Monat, für vier Plätze 1.440 beziehungsweise 2.880 US-Dollar über drei Jahre. Trello Standard 5 und Premium 10 US-Dollar je Nutzer und Monat, für vier Plätze 720 beziehungsweise 1.440 US-Dollar über drei Jahre. Beide Seiten zeigen US-Dollar; zum EZB-Kurs vom 21.09.2026 sind das rund 1.253, 2.507, 627 und 1.253 Euro. Mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Lässt sich ein Rückkanal an Notion oder Trello anbauen?

Teilweise, über Automatisierungsdienste, die das Board mit Website oder Versand verbinden. Jede Verbindung ist ein weiteres Abo und eine Einrichtung, die gepflegt werden muss. Das funktioniert, aber der Plan prüft dann nicht selbst; die Automatisierung meldet es ihm, und wenn sie ausfällt, merkt es niemand.

Wo liegen die Daten bei Notion und Trello?

Trello speichert in Rechenzentren von AWS in den USA und bietet keine Datenhaltung in der EU an. Notion bietet eine Datenhaltung in Frankfurt nur im Tarif Enterprise an, und auch dann bleiben Konto- und Nutzungsdaten außerhalb. Beide stellen einen Datenverarbeitungszusatz mit Standardvertragsklauseln bereit. Einen AVV nach Art. 28 DSGVO brauchen Sie in beiden Fällen.

Was kostet ein selbst gebauter Redaktionsplan?

Das Hosting, das Sie ohnehin bezahlen, einige Entwicklertage einmalig – in unserer Rechnung drei bis fünf Tage und ein Pflegetag pro Jahr, 4.000 bis 5.600 Euro über drei Jahre zum angenommenen Tagessatz – und den Verzicht auf App, Erweiterungen und Notions Funktionen für die Zusammenarbeit. Sein einziger Vorteil ist der Rückkanal. Wenn das nicht Ihr Problem ist, ist es der falsche Bau.