Mailchimp, Brevo oder selbst gebaut: was der Mittelstand wirklich versendet

Der Newsletter ist der günstigste Kanal, den ein kleines Unternehmen besitzt, und der, den es am zuverlässigsten vernachlässigt. An Werkzeugen liegt das nicht: Es gibt Dutzende, alle mit kostenlosem Einstieg, Vorlagengalerie und einer Übersicht, die aussieht wie ein Cockpit. Die Vernachlässigung hat einen anderen Grund. Jemand muss den Newsletter schreiben, jemand muss die Liste sauber halten, und jemand muss einmal im Quartal erklären, warum die Rechnung gestiegen ist, obwohl sich nichts geändert hat.

Hier geht es deshalb nicht um den schöneren Editor, sondern um das, was sich zwischen den drei Wegen wirklich unterscheidet, wenn der Reiz des Neuen verflogen ist: was Sie je tausend Empfänger zahlen, wenn die Liste wächst, und wie viel Handarbeit die rechtliche Seite kostet – Bestätigungsmail, Abmeldelink, Umgang mit unzustellbaren Adressen und der Nachweis, den Sie brauchen, wenn jemand fragt, wie er auf Ihre Liste gekommen ist.

Eine Offenlegung vor der ersten Zahl: Grünberg.Digital. betreibt einen eigenen Versand auf demselben gewöhnlichen Webhosting, auf dem auch die Websites liegen. Er ist eine der drei Spalten unten, und er gewinnt nicht jede Zeile. Ein Vergleich, der mit „und deshalb unserer" endet, ist eine Anzeige. Dieser endet mit einer Rechnung, die Sie nachprüfen können.

1. Die zwei Zahlen, die entscheiden

Jeder veröffentlichte Preis in dieser Kategorie beantwortet eine andere Frage. Mailchimp rechnet nach Kontakten in der Liste, egal ob Sie diesen Monat an sie senden. Brevo rechnet nach versendeten E-Mails pro Monat, allerdings mit einer Obergrenze an Kontakten in den Einstiegstarifen. Ein selbst gebauter Versand kostet am Rand praktisch nichts: Die Kosten sind fest, stecken im Hosting und in der Zeit eines Menschen und bleiben gleich, während die Liste wächst.

Deshalb hat die Frage „Was ist günstiger?" ohne ein konkretes Beispiel keine Antwort. Der Vergleich nimmt eines, das zu vielen deutschen Betrieben passt: acht Mitarbeitende, eine Liste mit anfangs 500 bestätigten Kontakten, rund 150 neue im Monat, ein Newsletter alle zwei Wochen. Nach zwölf Monaten stehen etwa 2.300 Kontakte in der Liste, und im Monat gehen rund 4.600 E-Mails hinaus.

Die zweite Zahl ist langweiliger und teurer. In Deutschland braucht Werbung per E-Mail eine vorherige ausdrückliche Einwilligung (§ 7 UWG), und Sie müssen diese Einwilligung nachweisen können (Art. 7 DSGVO). Das bewährte Verfahren dafür ist das Double-Opt-in. Dazu kommen ein funktionierender Abmeldelink in jeder Mail, die zügige Bearbeitung der Abmeldung und ein Protokoll, wann und über welches Formular die Einwilligung erteilt wurde. Nichts davon ist freiwillig, und alles kostet Zeit – entweder im Werkzeug, wo es eine Einstellung ist, oder im Postfach, wo es eine Aufgabe ist.

2. Mailchimp: die Rechnung nach Kontakten

Mailchimp nennt auf der eigenen Preisseite für den Tarif Standard 20 US-Dollar im Monat bei 500 Kontakten, als Einführungspreis für die ersten zwölf Monate (abgerufen am 22. September 2026). Das ist die Zahl, die jeder zitiert, und die kaum jemand lange zahlt. Der Tarif wird in Kontaktstufen verkauft, und die Stufe wandert mit jeder Anmeldung mit – was ja der Sinn eines Newsletters ist. Bei 2.500 Kontakten kostet Standard rund 60 US-Dollar im Monat, Essentials rund 45 US-Dollar, bei 5.000 Kontakten sind es rund 100 US-Dollar (Stufenpreise laut Email Tool Tester, Stand 5. August 2026).

Zwei Folgen der Abrechnung nach Kontakten stehen nicht groß auf der Preisseite:

• Abgemeldete und inaktive Adressen zählen mit. Mailchimp rechnet alle Kontakte in der Zielgruppe ab, auch abgemeldete, bis jemand sie archiviert. Eine Liste, die zwei Jahre ohne Aufräumen gewachsen ist, bezahlt ihre eigene Vergangenheit.
• Ein ruhiger Monat kostet so viel wie ein voller. Wer im August nichts versendet, bekommt trotzdem die volle August-Rechnung. Das Modell belohnt Unternehmen, die oft versenden, und bestraft die, die selten versenden – also die meisten im Mittelstand.

Bei der rechtlichen Seite ist Mailchimp sehr gut. Double-Opt-in ist ein Häkchen je Zielgruppe, die Bestätigungsmail eine Vorlage, der Abmeldelink kommt automatisch, und der Einwilligungsnachweis (Zeitpunkt, IP-Adresse, Formular) liegt je Kontakt vor und lässt sich exportieren. Die Handarbeit ist nahezu null. Für ein deutsches Unternehmen kommt ein Punkt hinzu: Mailchimp ist ein US-Anbieter. Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Grundlage für die Übermittlung in die USA, und beides sollte Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Datenschutzbeauftragter einmal gelesen haben.

3. Brevo: die Rechnung nach Versandmenge

Brevo, früher Sendinblue, dreht das Modell um. In der deutschen Preisliste beginnt der Tarif Starter bei 7 Euro im Monat, Standard bei 15 Euro, jeweils für 5.000 E-Mails im Monat. Seit Ende 2025 gibt es dabei einen Haken, den ältere Vergleichstabellen übersehen: Die Einstiegsstufen haben eine Obergrenze an Kontakten – Starter mit 5.000 Mails erlaubt höchstens 500 Kontakte, Standard auf derselben Stufe höchstens 1.500. Die Grenze fällt erst auf der Stufe mit 20.000 Mails weg, wo Starter rund 29 US-Dollar im Monat kostet (Preise laut Brevo, zusammengestellt von Email Tool Tester und Chatarmin, August und September 2026).

Für das Beispielunternehmen heißt das: Mit 2.300 Kontakten kann es nicht auf der günstigsten Stufe bleiben, obwohl es nur rund 4.600 Mails im Monat versendet. Es landet auf der Stufe mit 20.000 Mails. Für das erste Jahr ist das trotzdem die bessere Wahl, denn der Preis bleibt gleich, während die Liste weiter wächst, und ein ruhiger August treibt ihn nicht nach oben. Der Nachteil liegt auf der anderen Seite: Wer anfängt, wöchentlich zu versenden, Bestellbestätigungen über dasselbe Konto schickt und eine automatische Begrüßungsstrecke aufsetzt, klettert schneller durch die Stufen als gedacht.

Die rechtliche Seite ist bei Brevo so gut gelöst wie bei Mailchimp: Double-Opt-in als Formulareinstellung, automatische Abmeldung, Einwilligungsprotokoll je Kontakt. Für ein deutsches Unternehmen zählt zusätzlich, dass Brevo seine Daten in der EU verarbeitet und ein französisches Mutterunternehmen hat. Das verkürzt das Gespräch mit dem Datenschutz spürbar.

4. Selbst gebaut: die feste Rechnung

Die dritte Spalte ist die, die wir selbst betreiben. Lesen Sie sie mit diesem Wissen.

Ein selbst gebauter Versand besteht im Kern aus vier Teilen: einer Kontakttabelle mit Einwilligungsnachweis, einer Seite für Anmeldung, Bestätigung und Abmeldung, einem Skript, das die Mail aus einer Vorlage zusammensetzt und an einen Versandserver übergibt, und einer Auswertung des Postfachs für unzustellbare Mails. Keiner dieser Teile ist schwer. Alle müssen da sein, und alle müssen weiter funktionieren, wenn niemand hinschaut.

Die Kosten je tausend Empfänger sind im Wesentlichen die des Versandservers und liegen auf gewöhnlichem Hosting im Cent-Bereich. Die eigentliche Zahl sind die festen Kosten: zwei bis drei Tage Entwicklung, um es ordentlich zu bauen – Einwilligungsprotokoll, DKIM, DMARC, Umgang mit Rückläufern und eine Abmeldung mit einem Klick, wie die großen Postfachanbieter sie inzwischen verlangen –, dazu eine bis zwei Stunden im Monat, um die Rückläufer anzusehen. Über drei Jahre verteilt ist das immer noch weniger als ein Kontakt-Tarif für eine Liste mit einigen tausend Adressen. Es hört auf zu stimmen, sobald niemand mehr in das Postfach für Rückläufer schaut.

Wo der eigene Versand verliert, und zwar deutlich:

• Der Ruf der Absenderadresse ist Ihr Problem. Mailchimp und Brevo versenden über eingespielte, überwachte Server mit eigenen Teams für die Zustellbarkeit. Ihr Versand läuft über Ihr Hosting. Verschickt eine Kollegin einmal an eine gekaufte Liste, trägt Ihre Domain die Folgen.
• Keine Vorlagengalerie, keine A/B-Tests, keine Klickkarten. Sie bekommen, was Sie gebaut haben. Für die meisten Newsletter im Mittelstand ist das eine schlichte, gut gesetzte Mail mit einem Bild und einem Link – die übrigens auch am besten funktioniert. Einen Baukasten mit Ziehen und Ablegen gibt es aber nicht gratis dazu.
• Der Nachweis ist nur so gut wie Ihre Tabelle. Ein Werkzeug protokolliert die Einwilligung, weil seine Juristen es verlangt haben. Ihre Tabelle protokolliert sie, weil Sie daran gedacht haben.

Wir haben unseren Versand gebaut, weil die Versandmengen über unsere eigenen Marken klein sind, die Listen uns gehören und das, was wir wirklich brauchten – eine Auswertung, die aus Rückläufern und Antworten Aufgaben macht –, bei den großen Werkzeugen erst in den oberen Tarifen zu haben ist. Das ist eine besondere Lage, keine allgemeine Empfehlung.

5. Der Vergleich auf den zwei Zahlen

Die Übersicht zeigt das Beispielunternehmen nach zwölf Monaten: rund 2.300 Kontakte, ein Newsletter alle zwei Wochen, etwa 4.600 E-Mails im Monat. Die Zahlen sind die oben genannten veröffentlichten Preise, geprüft im September 2026, ohne Steuern und ohne Jahresrabatt.

• Kosten im Monat, Monat zwölf – Mailchimp: rund 60 US-Dollar im Tarif Standard (Stufe 2.500 Kontakte), etwa 13 US-Dollar je tausend versendete Mails. Brevo: rund 29 US-Dollar im Tarif Starter (Stufe 20.000 Mails, ohne Kontaktgrenze), etwa 6 US-Dollar je tausend Mails. Selbst gebaut: nur der Versandserver, Cent-Beträge je tausend, dazu die festen Kosten für Bau und Pflege.
• Kosten in einem ruhigen Monat – Mailchimp: unverändert, Kontakte werden abgerechnet, ob angeschrieben oder nicht. Brevo: unverändert auf der gewählten Stufe. Selbst gebaut: unverändert und klein.
• Double-Opt-in – Mailchimp: Einstellung je Zielgruppe. Brevo: Einstellung je Formular. Selbst gebaut: eine Seite, die Sie gebaut haben, und ein Test, den Sie nach jeder Änderung wiederholen.
• Abmeldung – Mailchimp und Brevo: automatischer Link, Abmeldung mit einem Klick, passender Header im Mailkopf. Selbst gebaut: Sie setzen alle drei selbst um, auch den Header, sonst landet Ihre Mail im Spam.
• Einwilligungsnachweis – Mailchimp und Brevo: je Kontakt, exportierbar. Selbst gebaut: je Zeile in Ihrer Tabelle, exportierbar, wenn Sie den Export geschrieben haben.
• Wo die Daten liegen – Mailchimp: USA, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Übermittlungsgrundlage. Brevo: Europäische Union. Selbst gebaut: bei Ihrem Hosting, in unserem Fall in Deutschland.
• Wer es nachts um zwei repariert – Mailchimp und Brevo: deren Statusseite und deren Support. Selbst gebaut: wer es gebaut hat.

6. Was die Übersicht nicht zeigt

Die Zahlen oben sind die Untergrenze. Drei Dinge schieben jede Spalte nach oben, dieselben drei, die in unserem Vergleich der zwölf Werkzeuge die gesamte Softwarerechnung nach oben schieben: Der Einstiegstarif ist für ein kleineres Unternehmen gerechnet, als Sie es sind, Einführungspreise laufen aus, und der eigentliche Preis steckt in der nächsten Stufe. Eine Mailchimp-Liste, die aus Standard herauswächst, ein Brevo-Konto, das SMS und eine zweite Absenderdomain dazunimmt, ein eigener Versand, der plötzlich eine eigene IP-Adresse braucht – jedes davon ist ein Sprung, keine sanfte Steigung.

Und eines drückt die beiden gemieteten Spalten nach unten, was keine Tabelle zeigt: Zeit, die Sie nicht aufwenden müssen. Hat im Unternehmen noch nie jemand SPF, DKIM und DMARC eingerichtet, gehört zum ehrlichen Preis des eigenen Versands, das zu lernen. Und der ehrliche Preis eines Fehlers ist ein Quartal Newsletter im Spam-Ordner, bevor es jemand merkt. Die gemieteten Werkzeuge machen diesen Fehler sehr schwer. Für ein Unternehmen ohne technische Kraft ist das echtes Geld wert, für eines mit technischer Kraft wenig.

Noch ein Hinweis für den deutschen Markt: Neben Mailchimp und Brevo gibt es deutsche Anbieter wie Rapidmail und CleverReach mit Servern in Deutschland. Sie rechnen ebenfalls nach Kontakten oder Versandmenge und gehören in die engere Wahl, wenn der Datenschutz im Unternehmen die erste Frage ist. In diesem Vergleich fehlen sie nur, weil er dieselben drei Spalten rechnet wie die englische Fassung.

7. Fazit: drei Unternehmen, drei Antworten

• Das Unternehmen, das selten versendet und eine technische Kraft hat, ist das einzige, für das sich der Eigenbau lohnt. Die Liste ist klein, die Menge winzig, die Auswertung der Rückläufer ist die Funktion, auf die es ankommt, und die festen Kosten sind ein paar Tage, die diese Person sonst mit dem Lesen von Preisseiten verbringen würde.
• Das Unternehmen, das regelmäßig versendet und niemanden Technisches hat, sollte Brevo nehmen und nicht weiter darüber nachdenken. Die Abrechnung nach Versandmenge passt zu der Art, wie der Mittelstand tatsächlich versendet, die rechtliche Seite ist eine Reihe von Häkchen, und die Daten bleiben in der EU.
• Das Unternehmen, das schon mit Mailchimp arbeitet und eine saubere, regelmäßig angeschriebene Liste hat, hat keinen Grund zu wechseln. Ein Anlass, neu hinzuschauen, ist der Tag, an dem die Rechnung eine Kontaktstufe zeigt, die überwiegend aus Menschen besteht, die sich vor zwei Jahren abgemeldet haben. Das ist ein Aufräumen der Liste, kein Umzug.

Sie möchten wissen, welches der drei Unternehmen Sie sind? Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch – bringen Sie die letzten drei Rechnungen und die Größe Ihrer Liste mit, die Antwort dauert zwanzig Minuten.

8. Häufige Fragen

Was kostet ein Newsletter an 1.000 Empfänger?

Das hängt vom Abrechnungsmodell ab, nicht von der Zahl. Mailchimp rechnet nach Kontakten in der Liste (Standard ab 20 US-Dollar bei 500 Kontakten, rund 60 US-Dollar bei 2.500), Brevo nach versendeten Mails mit einer Kontaktgrenze in den Einstiegsstufen (Starter ab 7 Euro, rund 29 US-Dollar, sobald die Grenze nicht mehr greift), und ein selbst gebauter Versand nur nach den Kosten des Versandservers plus den festen Kosten für Bau und Pflege. Für eine Liste mit einigen tausend Adressen und ein bis zwei Versänden im Monat ist die Abrechnung nach Versandmenge meist die günstigste gemietete Lösung.

Ist Double-Opt-in in Deutschland Pflicht?

Werbung per E-Mail braucht eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, und das Unternehmen muss sie nachweisen können. Das Double-Opt-in ist das anerkannte Verfahren dafür: Die Person trägt ihre Adresse ein, bekommt eine Bestätigungsmail und klickt einen Link, und Zeitpunkt, IP-Adresse und Formular werden gespeichert. Ein Gesetz schreibt das Verfahren nicht wörtlich vor, ohne es lässt sich die Einwilligung aber kaum belegen. Mailchimp und Brevo erledigen es als Einstellung, ein eigener Versand muss es selbst umsetzen und protokollieren.

Zählen abgemeldete Kontakte bei Mailchimp mit?

Ja. Mailchimp rechnet alle Kontakte in der Zielgruppe ab, auch abgemeldete und inaktive, bis sie archiviert werden. Wer die Liste regelmäßig aufräumt, bleibt länger in einer günstigen Stufe.

Können wir die Liste in Mailchimp lassen und vom eigenen Server versenden?

Technisch ja, aber Sie verbinden damit die Nachteile beider Seiten: Sie zahlen die Kontaktstufe für die Liste und tragen das Zustellrisiko des eigenen Versands. Geht es um Kontrolle über den Versand, ziehen Sie die Liste mit um. Geht es um eine niedrigere Rechnung, schauen Sie zuerst auf die Abrechnung nach Versandmenge.

Welche Lösung hält die Daten in der EU?

Brevo verarbeitet die Daten in der Europäischen Union und hat ein französisches Mutterunternehmen. Mailchimp ist ein US-Unternehmen und arbeitet mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Übermittlungsgrundlage für die USA. Deutsche Anbieter wie Rapidmail oder CleverReach haben ihre Server in Deutschland. Ein selbst gebauter Versand hält die Daten dort, wo Ihr Hosting steht – bei uns in Deutschland.