HubSpot, Pipedrive oder eigenes CRM: die Rechnung über drei Jahre

Jeder CRM-Vergleich, den wir gelesen haben, endet in einer Funktionstabelle, und jede Funktionstabelle gewinnt der Anbieter mit der längsten Liste. Für einen Betrieb mit acht Mitarbeitenden ist das der falsche Wettbewerb. Vier von ihnen bearbeiten Anfragen. Sie müssen wissen, wer angerufen hat, was zugesagt wurde, wann nachgefasst wird und welche Anfragen aus dem letzten Quartal zu Umsatz geworden sind. Der Rest der Tabelle ist für eine Vertriebsabteilung, die es nicht gibt.

Dieser Vergleich rechnet deshalb in einer anderen Einheit: die Rechnung über drei Jahre, für vier Lizenzen, zum veröffentlichten Einstiegspreis des jeweiligen Anbieters – und dann, was mit dieser Rechnung beim ersten Upgrade passiert. Denn dort steckt der eigentliche Preis eines CRM.

Eine Offenlegung vorab: Grünberg.Digital. betreibt ein eigenes CRM auf demselben Hosting wie seine Websites, mit einer SQLite-Datenbank, einer Anfrage-Erfassung, in die andere Werkzeuge schreiben, und einem Änderungsprotokoll je Kontakt. Es ist die dritte Spalte unten. Auf der Rechnung ist es günstiger als HubSpots Upgrade-Stufe, aber nicht günstiger als Pipedrive, und es ist auf eine Weise teurer, die keine Rechnung zeigt. All das steht in der Übersicht.

1. Der Einstiegspreis und was er verdeckt

HubSpot nennt auf der deutschen Preisseite für Sales Hub Starter 7 Euro je Lizenz und Monat bei jährlicher Zahlung, 20 Euro bei monatlicher Zahlung (hubspot.de/pricing/sales, abgerufen am 22. September 2026). Für vier Lizenzen sind das 28 Euro im Monat, 336 Euro im Jahr, 1.008 Euro über drei Jahre. Das ist mit Abstand die kleinste Zeile auf der Softwarerechnung eines kleinen Unternehmens – und die irreführendste.

Der Grund ist die Stufe darüber. Sales Hub Professional kostet 90 Euro je Lizenz und Monat bei jährlicher Zahlung (100 Euro monatlich), und die Preisseite sagt ausdrücklich: „Die angegebenen Kosten beinhalten nicht das erforderliche einmalige Professional-Onboarding für eine Gebühr von 1.470 €." Enterprise beginnt bei 150 Euro je Lizenz, mit einem verpflichtenden Onboarding für 3.420 Euro. Von Starter zu Professional ist kein Upgrade, sondern ein fast dreizehnfacher Preissprung. Starter enthält inzwischen Sequenzen und bis zu 50 Workflows mit eingeschränkten Auslösern und Aktionen. Über die Schwelle schieben ein Unternehmen ganz gewöhnliche Dinge – Umsatzprognosen, eigene Berichte, frei gestaltbare Workflows –, und die werden genau dann gebraucht, wenn die vier Menschen, die das CRM nutzen, anfangen, es zu mögen.

Wer diesen Schritt im zweiten Jahr mit vier Lizenzen geht, kommt über drei Jahre auf: 336 Euro im ersten Jahr, dann 4.320 Euro pro Jahr plus 1.470 Euro Onboarding – 10.446 Euro über drei Jahre statt 1.008 Euro. Nichts auf der Starter-Preisseite ist falsch. Der Starter-Preis ist nur der Preis für die Eingangstür.

Pipedrive verkauft vier Tarife je Lizenz: Lite 14, Growth 39, Premium 59 und Ultimate 79 je Lizenz und Monat bei jährlicher Zahlung. Die Preisseite zeigte diese Beträge bei unserem Abruf am 22. September 2026 in US-Dollar; deutsche Preisübersichten nennen dieselben Zahlen in Euro (CRMlotse, Stand Juni 2026). Wir rechnen im Folgenden mit Euro. Die Umsatzsteuer kommt hinzu: Laut Preisseite wird Kunden in der EU die Mehrwertsteuer ihres Mitgliedstaats in Rechnung gestellt, die Beträge sind also netto. Eine Onboarding-Gebühr gibt es nicht, die Einrichtung ist laut Pipedrive ab einem Tarif über 400 US-Dollar im Jahr kostenlos. Lite ist um die Pipeline-Ansicht gebaut, die die meisten kleinen Vertriebsteams tatsächlich nutzen. E-Mail-Synchronisierung, Automatisierungen, Sequenzen und die Prognose-Ansicht beginnen bei Growth (Pipedrive-Hilfecenter, aktualisiert am 3. September 2026). Diese Stufe kostet rund das 2,8-Fache von Lite – ein Vielfaches, aber keine Größenordnung.

Das Muster ist bei beiden dasselbe: Der Einstiegstarif ist für das Unternehmen, das Sie waren, der nächste Tarif für das, das Sie gerade werden – und der Unterschied zwischen beiden ist das eigentliche Produkt.

2. Die Kosten, die auf keiner Rechnung stehen

Drei Jahre CRM kosten nicht, was das Abo kostet. Sie kosten das Abo plus die Stunden, in denen jemand dafür sorgt, dass im CRM die Wahrheit steht.

Ein CRM ist nur etwas wert, wenn stimmt, was darin steht: dass dieser Kontakt in dieser Phase ist, dass dieser Anruf stattgefunden hat, dass dieses Angebot am Dienstag hinausging. Jedes gemietete CRM macht das Eintragen leicht, keines erledigt es von selbst. Bei den kleinen Unternehmen, die wir begleiten, liegt der ehrliche Wert für ein Team von vier Personen zwischen zwei und vier Stunden pro Woche – nicht fürs Verkaufen, sondern dafür, den Stand des Verkaufens aktuell zu halten. Zwei Stunden pro Woche sind 104 Stunden im Jahr. Ab einem internen Stundensatz von rund 42 Euro ist das mehr als das Professional-Abo von HubSpot für vier Lizenzen, jedes Jahr, und es fällt in allen drei Spalten gleich an.

Warum es trotzdem in den Vergleich gehört: Die Spalten unterscheiden sich darin, wie viel von dieser Zeit das Werkzeug zurückholt. Ein CRM, das Anfragen automatisch aus dem Kontaktformular der Website übernimmt, ausgehende Mails ohne Kopieren und Einfügen protokolliert und aus einer Antwort eine Wiedervorlage macht, nimmt den Großteil der Routine ab. HubSpot kann das in Professional gut und in Starter ordentlich. Pipedrive kann es ab Growth; Lite hat weder E-Mail-Synchronisierung noch Automatisierungen. Ein selbst gebautes CRM kann es genau so gut, wie Sie es gebaut haben.

3. Datenschutz: AVV, Serverstandort und was dazwischen liegt

Für ein deutsches Unternehmen ist ein CRM eine Auftragsverarbeitung: Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, und Sie sollten wissen, wo die Daten liegen und wer außerhalb der EU darauf zugreifen kann.

• HubSpot weist bezahlten Konten ein Rechenzentrum nach dem Standort bei der Anmeldung zu; das EU-Rechenzentrum steht in Deutschland und läuft auf AWS. Konten, die nur kostenlose Werkzeuge nutzen, werden in den USA gehostet (hubspot.com/data-centers). HubSpot schreibt außerdem selbst, dass Unterauftragsverarbeiter, Support und Analysefunktionen Daten auch außerhalb des Hosting-Standorts verarbeiten können, unter anderem in den USA (HubSpot-Wissensdatenbank, aktualisiert am 24. Juli 2026). Das ist für ein US-Unternehmen normal, gehört aber in Ihre Datenschutz-Dokumentation.
• Pipedrive hostet Konten aus der EU auf AWS in Frankfurt oder Dublin. Vertragspartner für EU-Kunden ist die EU-Gesellschaft in Estland, und der Datenverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum) ist Teil der Vertragsunterlagen. Übermittlungen an Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU laufen laut Pipedrive über das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln (Pipedrive-Hilfecenter, aktualisiert am 3. September 2026).
• Ein eigenes CRM liegt dort, wo Ihr Hosting steht. Einen AVV brauchen Sie dann mit Ihrem Hoster, nicht mit einem CRM-Anbieter.

Wer den Datenschutz an die erste Stelle setzt, findet auch deutsche Anbieter. CentralStationCRM aus Köln etwa wirbt damit, Daten auf Servern in Deutschland zu speichern. Wir haben solche Anbieter hier nicht durchgerechnet, weil dieser Vergleich dieselben drei Spalten rechnet wie die englische Fassung – in die engere Wahl gehören sie trotzdem.

4. Das eigene CRM: was es ist und was nicht

Unseres ist eine Datenbank mit einem Formular davor. Das ist keine Bescheidenheit, sondern der Punkt. Eine Anfrage kommt über das Kontaktformular der Website herein, wird mit Zeitpunkt und Quelle in eine Tabelle geschrieben, bekommt einen Status, und jede Änderung wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert. Newsletter verschickt ein eigener Versand, der die Einwilligung aus derselben Tabelle liest – wie der im Vergleich funktioniert, steht in unserem Beitrag Mailchimp, Brevo oder selbst gebaut. Ein „Kunde" ist eine Anfrage, die jemand befördert hat, mit Firmenname, Startdatum und Marke.

Was uns das bringt:

• Die Rechnung ist das Hosting, das wir ohnehin bezahlen. Es gibt keine Lizenz, also kostet die achte Person, die einmal im Monat auf die Pipeline schaut, nichts.
• Die Daten gehören uns und liegen auf unserem Server in Deutschland, in einem Format, das jedes SQLite-Programm lesen kann. Kein Export-Ticket, keine Aufbewahrungsregel, die wir nicht selbst geschrieben haben, keine Drittlandübermittlung, die wir prüfen müssen.
• Die Anbindungen sind die, die wir brauchen, nicht die aus einem Marktplatz: Website-Formular, Newsletter-Versand, Aufgabenboard. Jede ist ein paar Zeilen gegen unsere eigene Schnittstelle.

Was es kostet, und das ist der ehrliche Teil:

• Der Bau hat mehrere Entwicklertage gekostet, und noch einige mehr, um die Details richtig hinzubekommen, die ein Anbieter längst gelöst hat – Löschkonzept, Änderungsprotokoll, was passiert, wenn zwei Personen denselben Kontakt bearbeiten.
• Jede Funktion, die wir wollen, müssen wir bauen. Keine Sequenzen, keine Prognose, kein Marktplatz. Die Pipeline-Ansicht ist eine Tabelle mit Filter.
• Es gibt niemanden sonst, dem man die Schuld geben kann. Wenn es klemmt, repariert es die Person, die es gebaut hat, notfalls am Sonntag.

Wir haben es gebaut, weil die Alternative gewesen wäre, je Lizenz für ein Werkzeug zu zahlen, dessen Hauptaufgabe für uns darin bestand, eine Anfrage anzunehmen und sich an sie zu erinnern – und weil uns wichtiger war, dass die Daten uns gehören, als ein Marktplatz. Das sind besondere Gründe. Sie gelten nicht für ein Unternehmen mit echtem Vertriebsteam, das bis Freitag Zielvorgaben, Gesprächsaufzeichnung und ein Dashboard für die Vertriebsleitung braucht.

5. Die Rechnung über drei Jahre

Vier Lizenzen, jährliche Zahlung, die oben genannten veröffentlichten Preise in Euro, ohne Umsatzsteuer. Die HubSpot-Preisseite sagt nicht ausdrücklich, ob ihre Beträge netto sind; prüfen Sie das im Angebot. Die Spalte „eigenes CRM" rechnet mit einem angenommenen Tagessatz von 800 Euro netto für eine Entwicklerin oder einen Entwickler – setzen Sie Ihren eigenen Satz ein. Das Hosting, das Sie ohnehin bezahlen, ist nicht enthalten.

• Jahr eins – HubSpot Starter: 336 Euro. Pipedrive Lite: 672 Euro. Eigenes CRM: Bau, rund fünf Tage, 4.000 Euro zum angenommenen Satz.
• Jahr zwei und drei, ohne Upgrade – HubSpot Starter: je 336 Euro. Pipedrive Lite: je 672 Euro. Eigenes CRM: ein bis zwei Tage Pflege im Jahr, 800 bis 1.600 Euro.
• Jahr zwei und drei, mit Upgrade – HubSpot Professional: 4.320 Euro im Jahr plus einmalig 1.470 Euro Onboarding. Pipedrive Growth: 1.872 Euro im Jahr, ohne Onboarding-Gebühr. Eigenes CRM: die Funktion, die Sie bauen wollten, zu Ihrem eigenen Satz.
• Summe über drei Jahre ohne Upgrade – HubSpot: 1.008 Euro. Pipedrive: 2.016 Euro. Eigenes CRM: 5.600 bis 7.200 Euro (Bau plus zwei bis vier Pflegetage).
• Summe über drei Jahre mit Upgrade im zweiten Jahr – HubSpot: 10.446 Euro. Pipedrive: 4.416 Euro. Eigenes CRM: 5.600 bis 7.200 Euro plus das, was Sie danach gebaut haben.
• Stunden für die Pflege der Daten – in jeder Spalte gleich: 312 bis 624 Stunden über drei Jahre bei zwei bis vier Stunden pro Woche, zum angenommenen Satz mehr als jede Zahl oben.
• Wo die Daten liegen – HubSpot: EU-Rechenzentrum in Deutschland für bezahlte Konten aus der EU, einzelne Verarbeitungen auch außerhalb. Pipedrive: AWS in Frankfurt oder Dublin, Vertrag mit der EU-Gesellschaft. Eigenes CRM: Ihr Hosting.
• Wer es repariert – HubSpot und Pipedrive: der Support, je nach Tarif. Eigenes CRM: Sie.

Lesen Sie quer, nicht von oben nach unten. Ohne Upgrade ist HubSpot Starter auf der Rechnung nicht zu schlagen, und ein eigenes CRM ist Luxus. Mit Upgrade wird HubSpot mit großem Abstand die teuerste Spalte, und am günstigsten ist dann Pipedrive Growth – nicht das eigene CRM. Das eigene CRM liegt dazwischen, und es ist die einzige Spalte, in der das zusätzliche Geld genau die Funktion gekauft hat, die Sie wollten, und nicht einen Tarif, in dem sie auch steckt.

6. Was das „KI-CRM" daran ändert

Über den Unterschied zwischen einem KI-CRM und einem klassischen CRM haben wir schon geschrieben, und die Kurzfassung lohnt sich hier, weil sie die Rechnung verändert. Eine KI-Schicht über dem CRM leistet für ein kleines Unternehmen zwei nützliche Dinge: Sie entwirft die Nachfass-Mail, und sie füllt den Datensatz aus. Beides greift genau die Kosten an, die auf keiner Rechnung stehen.

Die gemieteten Anbieter verkaufen das nach Tarif. HubSpot rechnet KI-Funktionen über HubSpot Credits ab: Starter enthält 500 je Abo, Professional 3.000, und ungenutzte Credits verfallen (Preisseite, 22. September 2026). Bei Pipedrive ist die KI-gestützte Berichtserstellung in jedem Tarif enthalten, das Schreiben und Zusammenfassen von E-Mails mit KI erst in Premium (Pipedrive-Hilfecenter, 3. September 2026). Ein eigenes CRM kann dieselben Sprachmodelle direkt ansprechen: Eine Anfrage kommt herein, ein Modell liest sie, schlägt eine Kategorie und eine erste Antwort vor, und ein Mensch gibt frei. Das ist ein paar Stunden Arbeit gegen eine Schnittstelle, und bezahlt wird je Anfrage statt je Tarif. Für den Datenschutz gilt dabei dasselbe wie oben: Auch der Anbieter des Sprachmodells braucht einen AVV, und Sie sollten wissen, wo er die Daten verarbeitet. Dafür sieht das Modell nur Ihre Daten, aus Ihrer Datenbank, und sonst nichts – der eine Punkt, an dem der Eigenbau einen Vorteil hat, den die Anbieter nicht wegpreisen können.

Das ist kein Grund, ein CRM zu bauen. Es ist ein Grund, wenn Sie schon eines haben, nicht allein wegen der KI das Upgrade zu kaufen.

7. Fazit: die Frage vor der Anbieterwahl

Die Frage lautet nicht „welches CRM?", sondern: Werden wir in den nächsten drei Jahren die Upgrade-Stufe nehmen?

• Wenn die ehrliche Antwort Nein ist – vier Personen, eine Pipeline, Wiedervorlagen, einmal im Monat ein Blick auf die Abschlüsse –, ist HubSpot Starter für 7 Euro je Lizenz die richtige Wahl, und dieser Beitrag hat Sie mehr Zeit gekostet, als das CRM Sie Geld kosten wird. Achten Sie nur darauf, dass Ihr Konto dem EU-Rechenzentrum zugeordnet ist.
• Wenn die Antwort Ja ist, rechnen Sie mit dem Tarif, in dem Sie tatsächlich landen werden, nicht mit dem auf der Startseite, und schreiben Sie die Onboarding-Gebühr in dieselbe Zeile. Die Stufe bei Pipedrive ist sanfter und kommt ohne Onboarding-Gebühr aus. Für ein Unternehmen, das stetig statt sprunghaft wächst, ist das oft die bessere Form.
• Wenn die Antwort lautet: „Wir wollen, dass die Daten uns gehören, und wir haben jemanden, der bauen kann" – dann bauen Sie, aber bauen Sie zuerst die langweiligen Teile: Änderungsprotokoll, Löschkonzept, die Übernahme der Anfragen von der Website. Die Pipeline-Ansicht ist der einfache Teil.

Sie möchten die Rechnung mit Ihren eigenen Zahlen sehen? Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch – bringen Sie die Zahl der Lizenzen und die letzte Rechnung mit, die Summe über drei Jahre ist eine Viertelstunde Arbeit.

8. Häufige Fragen

Was kostet HubSpot für vier Nutzer wirklich?

In Sales Hub Starter 7 Euro je Lizenz und Monat bei jährlicher Zahlung – 336 Euro im Jahr, 1.008 Euro über drei Jahre. Bei monatlicher Zahlung sind es 20 Euro je Lizenz, 2.880 Euro über drei Jahre. In Sales Hub Professional 90 Euro je Lizenz und Monat bei jährlicher Zahlung plus ein verpflichtendes einmaliges Onboarding für 1.470 Euro, für vier Lizenzen also 4.320 Euro im Jahr. Preise laut deutscher HubSpot-Preisseite, abgerufen am 22. September 2026.

Was kostet Pipedrive für vier Nutzer?

Bei jährlicher Zahlung kostet Lite 14 je Lizenz und Monat – für vier Lizenzen 672 im Jahr, 2.016 über drei Jahre. Growth, der Tarif mit E-Mail-Synchronisierung, Automatisierungen und Sequenzen, kostet 39 je Lizenz, also 1.872 im Jahr. Die Preisseite zeigte die Beträge bei unserem Abruf in US-Dollar, deutsche Preisübersichten nennen dieselben Zahlen in Euro; die Umsatzsteuer kommt hinzu. Eine Onboarding-Gebühr gibt es nicht.

Ist ein selbst gebautes CRM günstiger als HubSpot oder Pipedrive?

Auf der Rechnung nur im Vergleich zur Upgrade-Stufe von HubSpot. Gegenüber beiden Einstiegstarifen kostet ein eigenes CRM wegen des Baus mehr. Gegenüber HubSpot Professional mit Onboarding-Gebühr ist es ab dem zweiten Jahr meist günstiger. Gegenüber Pipedrive Growth ist es bei einem üblichen Tagessatz nicht günstiger – seine Stärke sind Datenhoheit und Passgenauigkeit, und es setzt voraus, dass jemand im Unternehmen es pflegen kann.

Was sind die versteckten Kosten eines CRM?

Die Stunden, in denen jemand die Daten aktuell hält – Anrufe eintragen, Phasen ändern, Wiedervorlagen anlegen. Für ein Team von vier Personen sehen wir typischerweise zwei bis vier Stunden pro Woche, egal mit welchem Werkzeug. Die Werkzeuge unterscheiden sich darin, wie viel von dieser Routine sie automatisieren.

Brauche ich für HubSpot oder Pipedrive einen AVV?

Ja. Ein CRM verarbeitet personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, dafür schreibt Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag vor. HubSpot und Pipedrive stellen ihn als Teil ihrer Vertragsunterlagen bereit. Bei einem eigenen CRM schließen Sie den AVV mit Ihrem Hoster.

Wo liegen die Daten bei den drei Lösungen?

HubSpot ordnet bezahlte Konten nach dem Standort bei der Anmeldung einem Rechenzentrum zu, das EU-Rechenzentrum steht in Deutschland; Konten, die nur kostenlose Werkzeuge nutzen, liegen in den USA, und einzelne Verarbeitungen finden auch außerhalb des Hosting-Standorts statt. Pipedrive hostet Konten aus der EU auf AWS in Frankfurt oder Dublin, mit der estnischen EU-Gesellschaft als Vertragspartner. Ein eigenes CRM liegt auf Ihrem Hosting – bei uns auf einem Server in Deutschland, in einer Datenbankdatei, die jedes Standardwerkzeug lesen kann.